Deswegen sollten Sie die Buchhaltung für Ihr Restaurant bei uns machen
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Immer up-tp-date durch ständige Weiterbildung.
Wir schauen über den Tellerrand und entdecken mit unseren Steuerexperten Einsparmöglichkeiten.
Wir zeigen Ihnen einige wichtige Tipps, damit die Buchhaltung für Restaurants und andere Gastrobetriebe funktioniert.
Tipp Nummer 1 - Das Wichtigste zuerst
In der Buchhaltung gibt es ein paar wichtige Grundregeln, die diesen Job bedeutend einfacher machen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Sie frühzeitig damit beginnen, Ihre Belege zu sortieren. Die Belege müssen jeden Monat eingeheftet werden und sollten numerisch oder alphabetisch sortiert sein. Lassen Sie Ihre Buchhaltung für Ihren Gastrobetrieb ausser Haus durchführen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Buchhalter immer vollständige Unterlagen bekommt. Trennen Sie von Anfang an geschäftliche und private Ausgaben. Das erspart Ihnen viel Arbeit. Bleiben Sie bei der Buchhaltung ehrlich, dann gibt es auch keinen Ärger mit dem Finanzamt.
Tipp Nummer 2 - Unterlagen zehn Jahre aufheben
Buchhaltung ist nicht einfach und es wird ein sehr hohes Mass an Sorgfalt und Ordnung verlangt. Wenn sich grobe Fehler einschleichen, kann Ihnen das schnell als Betrug ausgelegt werden. Dieser Betrug ist dann keine Ordnungswidrigkeit, sondern er kann im schlimmsten Fall mit bis zu zehn Jahren Freiheitsstrafe geahndet werden, wenn Ihnen die Behörden eine Steuerhinterziehung nachweisen. Eine lückenlose Buchhaltung ist für Sie der beste Nachweis über Ihre Geschäftstätigkeit. Selbst grössere Unstimmigkeiten lassen sich so nachvollziehen und oft korrigieren. Es lohnt sich durchaus, in die Buchhaltung Energie zu investieren.
Tipp Nummer 3 - Die elektronische Buchhaltungspflicht kommt
Schon jetzt gibt es Grundsätze zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Jeder Gastwirt, der mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet, sollte Einiges bei der Archivierung beachten. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass folgende Unterlagen aufgehoben werden müssen
- sämtliche Artikel und Warengruppen, die im System ausgezeichnet sind mit den Preisen,
- Stammdaten, Programmierung und Daten über Änderungen der Dokumentationen,
- alle steuerrelevanten Daten,
- die Bedienungs- und Programmieranleitung der Kassen und
- wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird, auch die Einsatzorte.
Elektronische Daten müssen auch nach zehn Jahren noch komplett vorhanden und leserlich sein.
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Tipp Nummer 4 - Die Lohnbuchhaltung
Ab einer gewissen Grösse können Sie Ihren Gastronomiebereich nicht mehr alleine bewältigen und brauchen auf jeden Fall Personal, welches auch Lohn haben möchte. Den Lohn dürfen Sie nicht einfach bar auszahlen, sondern er muss ordnungsgemäss abgerechnet und versteuert werden. Zusätzlich werden noch Versicherungen fällig, für deren ordnungsgemässe Entrichtung Sie als Geschäftsinhaber ebenfalls zuständig sind. Die Nachweise und die Berechnungen müssen ebenfalls aufgehoben werden. Das gilt auch für steuerfreie Zuschläge. Aufheben müssen Sie ausserdem die Arbeitserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern. Versäumen Sie es, diese Unterlagen aufzuheben oder auszustellen, sind Ihre Mitarbeiter im Ernstfall schwarz beschäftigt. Dafür drohen Ihnen hohe Bussgelder oder sogar Gefängnisstrafen. Achten Sie darauf, dass Sie dem Finanzamt gegenüber immer nachweisen können, welcher Mitarbeiter wie viel Lohn bekommt.
Tipp Nummer 5 - Ein wichtiges Thema - die Kalkulation
Eine magische Zahl der Kalkulation ist die 35. 35 % sollte die obere Grenze für Ihren Wareneinsatz sein. Und 35 % sollten Sie in Ihrer Kalkulation auch wenigstens für die Personalkosten einrechnen. Für das Finanzamt müssen beide Kostenpunkte nachvollziehbar sein und in den Büchern festgehalten werden. Ausserdem sorgt eine gute Kalkulation dafür, dass Sie Ihre Zahlen fest im Blick haben und bei möglichen Problemen schnell reagieren können.
Tipp Nummer 6 - Lieferscheine aufheben
Zu einer ordentlichen Buchführung gehört es auch, dass sie dokumentieren, wo Sie Ihre Waren kaufen und vor allem was Sie einkaufen. Das Finanzamt will das im Bedarfsfall genau kontrollieren können. Auch für Sie selber ist es wichtig, genau Buch zu führen, denn nur so können Sie feststellen, ob Sie irgendwo zu günstigeren Preisen einkaufen können oder wo Sie bessere Ware bekommen.
Der Gesetzgeber sieht vor, dass Lieferscheine mindestens sechs Jahre aufgehoben werden müssen. Achten Sie darauf, dass auch Rechnungen oder Frachtbriefe Lieferscheine sein können. Jeder Geschäftsvorfall benötigt ein Dokument, welches Sie aufheben müssen. Rechnungen müssen sogar zehn Jahre lang aufgehoben werden. Wichtig für Sie ist ausserdem, dass die Aufbewahrungsfrist erst im Januar des nachfolgenden Jahres beginnt.
Tipp Nummer 7 - Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Auch als Chef können Sie nicht überall sein. Es ist deshalb wichtig, zu sehen, welcher Kellner welchen Umsatz macht und ob die Zahlen abweichen, wenn Sie nicht vor Ort sind. Bei Abweichungen lohnt sich genaues Hinschauen. Wichtig ist dabei, wie die Tische verteilt sind oder wo noch Optimierungspotenzial steckt. Ein faires Miteinander Ihrer Mitarbeiter verbessert nicht nur Ihren Umsatz, sondern sorgt auch dafür, dass sich Angestellte und Gäste in Ihren Räumlichkeiten wohlfühlen.
